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外来原始凭证,这几个字听起来就有点官方,像个财务老法师才会挂在嘴边的词儿。但说白了,它就是咱们日常生活中那些花花绿绿的票据单据,只不过站在会计的角度,它们是证明交易发生、记录经济活动的原始证据。那么,哪些东西算得上“属于外来原始凭证”呢?
先说发票,这绝对是排第一位的。无论是增值税专用发票还是普通发票,只要是你从别人那里取得的,用以证明你购买了商品或接受了服务的,都属于外来原始凭证。而且,发票抬头必须是你的单位名称(或个人姓名,如果是个体户),这才能入账报销,千万别拿错了。
然后是收据。虽然收据的法律效力没有发票那么强,但在某些情况下,比如对方确实无法开具发票,或者交易金额比较小,收据也可以作为入账的依据。但是,一定要注意收据的盖章,必须是收款单位的财务专用章或公章,光有业务章可不行。
接下来,银行的各种单据也算。比如银行存款回单、银行对账单、银行承兑汇票等,这些都是银行出具的,证明你与银行之间发生了资金往来的凭证。特别是银行对账单,它详细记录了你账户的每一笔收支,是进行账务核对的重要依据。我以前就吃过亏,有一次漏记了一笔银行手续费,结果对账的时候怎么也对不上,最后还是翻遍了银行对账单才找到原因。
还有一些运输单据,比如铁路运输票据、航空运输票据、海运提单等等。如果你购买了商品,对方通过物流公司发货,那么物流公司出具的这些单据也是外来原始凭证。这些单据不仅证明了商品的运输过程,也可能涉及到运费的结算,所以一定要妥善保管。
再说说保险单据。如果你给车辆、财产或者员工购买了保险,那么保险公司出具的保险单、保险费发票等,也属于外来原始凭证。这些单据不仅能证明你购买了保险,也能在发生保险事故时作为理赔的依据。记得有一次我朋友的车被追尾了,幸好买了保险,否则修车费够他心疼好一阵子。
另外,购货合同。虽然合同本身不是直接的交易凭证,但它记录了交易双方的约定,可以作为发票、收据等凭证的补充依据。特别是对于金额较大的交易,合同是必不可少的,它可以清晰地界定双方的权利和义务,避免日后发生纠纷。
除了这些常见的凭证,还有一些比较特殊的,比如境外采购的发票。如果你从国外购买了商品或服务,那么国外供应商开具的发票也属于外来原始凭证。但是,由于国外发票的格式、内容与国内不同,所以在入账之前,可能需要进行翻译和公证。
还有委托收款凭证,如果你委托银行或者其他机构代收货款,那么他们出具的委托收款凭证也属于外来原始凭证。
还有就是水电费通知单。这个啊,有时候容易被忽略,尤其是小公司,以为不重要。但实际上,水电费通知单,尤其是有抬头的,清晰列明用量和金额,也能算作凭证。当然,最好是能拿到发票,更规范嘛。
需要特别注意的是,外来原始凭证必须是真实、合法、有效的。什么叫真实?就是说交易确实发生了,不能是虚构的。什么叫合法?就是说凭证的开具符合法律法规的规定,不能是伪造的。什么叫有效?就是说凭证的内容完整、清晰,能够证明交易的发生,不能是涂改过的。
而且,外来原始凭证的取得和保管也是有讲究的。一定要及时索取凭证,不要拖延,否则时间长了可能就找不到了。取得凭证后,要仔细核对,看看抬头、金额、日期等信息是否正确。保管凭证时,要分类整理,避免丢失或损坏。我之前就因为没好好保管凭证,结果报销的时候少了几张,害得我跑了好几趟才补齐。
对了,还有一些电子凭证,比如电子发票、电子机票等等。这些凭证虽然是电子形式的,但同样具有法律效力,可以作为外来原始凭证入账。但是,一定要注意保存电子凭证的原始文件,并且备份到安全的地方,以防丢失。
说了这么多,其实外来原始凭证的种类还有很多,具体要根据实际情况来判断。但总的来说,只要是来源于外部单位或个人的,能够证明你与他们之间发生了经济业务的凭证,都可以认为是外来原始凭证。它们是会计核算的基础,也是税务审计的重要依据,所以一定要重视起来。
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